Administratieve werkzaamheden
1. Het aanleggen en bijhouden van een ledenregister.
Verwerking van mutaties in het ledenregister.
2. Verstrekken van informatie aan makelaars en notarissen in verband met de aan- of verkoop van een appartementsrecht.
3. Het verzorgen van de eindafrekening bij verkoop van een appartementsrecht.
4. Het informeren van een nieuwe eigenaar. De nieuwe eigenaar ontvangt informatie over de vereniging.
De eigenaar ontvangt tevens de administratieve stukken te weten: de begroting, jaarcijfers, laatste notulen en indien aanwezig het huishoudelijke reglement.
5. Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van 1 algemene ledenvergadering. Het verzorgen en versturen van de notulen aan de leden. De uren van extra vergaderingen worden tegen een uurtarief van € 59,00 in rekening gebracht.
6. Ingeval de vereniging niet op de eerste algemene ledenvergadering door voldoende stemmen vertegenwoordigd wordt, zal een tweede algemene ledenvergadering uitgeschreven worden.
7. Het adviseren betreffende het opstellen en/of actueel houden van het huishoudelijke reglement.
8. Het regelmatig informeren van de leden.
Financiële werkzaamheden inclusief het jaarwerk
9. Het opstellen van een conceptbegroting, welke ter goedkeuring aan de ledenvergadering wordt voorgelegd. De conceptbegroting wordt vooraf in de bestuursvergadering besproken.
10. Het maken van een voorstel voor de hoogte van de bijdragen op basis van de splitsingsakte en de conceptbegroting.
11. Het bewaken van de begroting.
12. Het opstellen van een liquiditeitenplanning en het bewaken van de liquiditeiten. Er wordt zorggedragen voor een maximaal rendement op het spaartegoed na goedkeuring in de bestuursvergadering.
13. Het betalen en administreren van de door de vereniging aangegane verplichtingen.
14. Het beheren en administreren van een op naam van de vereniging gestelde bank- en/of girorekening en spaarrekening.
15. Het opmaken van de jaarstukken. De jaarstukken bestaan uit de exploitatierekening, de balans en de toelichting hierop. De exploitatierekening geeft de uitgaven en inkomsten weer over het afgelopen boekjaar.
16. De bank- en/of girobescheiden evenals de originele facturen worden eenmaal, met een mogelijke uitbreiding van meerdere malen per jaar, aan de kascommissie ter beschikking gesteld. De invulling wordt in overleg met de kascommissie besproken.
Incassowerkzaamheden
17. De periodieke incasso en administratieve verwerking van de door de eigenaren aan de vereniging verschuldigde bijdragen. De betaling dient te geschieden naar een op naam van de vereniging staande bank- en/of girorekening.
18. De bijdragen worden automatisch geïncasseerd, indien gewenst, is een andere betalingsmogelijkheid in overleg mogelijk. De betaling moet gestort worden op de bankrekening van de Vereniging.
19. Het incasseren en administreren van een eventueel, door de vergadering, vastgestelde extra bijdrage voor bijvoorbeeld groot onderhoud.
20. Het signaleren en bewaken van optredende achterstanden in de betaling van de bijdragen.
VT 2000 werkt met een incassoprocedure, die in de algemene ledenvergadering wordt besproken en vastgesteld. Deze procedure wordt verder in het huishoudelijke reglement uitgewerkt.
21. Het verzorgen van betalingsherinneringen. Indien nodig wordt de vordering uit handen gegeven. Na het sturen van een betalingsherinnering bij een debiteur worden de kosten van VT 2000 voor de volgende herinneringen e.d. en indien van toepassing de kosten van de deurwaarder in rekening gebracht bij de desbetreffende debiteur.
22. Het op verzoek van de leden verstrekken van informatie betreffende hun bijdrage.
23. Het voeren van correspondentie betreffende de ledenbijdragen.
Werkzaamheden tbv de verzekeringen Vereniging
24. Het verzekerd houden van het gebouw tegen brand- en ontploffingsschade en eventuele uitbreiding zoals storm-, vorst-, water-, en/of glasschade.
Verzekering wettelijke aansprakelijkheid
26. De afhandeling van schades die gedekt zijn door de verzekering(en) van de VvE.
Werkzaamheden "klein" onderhoud
Hieronder wordt de volledige organisatie van het klein- en klachtenonderhoud, de service- en schoonmaakcontracten verstaan. Onder klein- en klachtenonderhoud wordt bijvoorbeeld het verhelpen van lekkages, afstellen van deuren, ruiten inzetten en dergelijke verstaan.
27. 24-uurs bereikbaarheid voor spoedeisende klachten.
28. De volledige behandeling van het "klein" dagelijks onderhoud en klachtenonderhoud met betrekking tot de gemeenschappelijke gedeelten van het appartementengebouw.
29. Hierbij vindt een beoordeling van de kosten plaats of deze voor rekening van de VvE of voor de individuele eigenaar zijn.
30. De behandeling van service- en onderhoudswerkzaamheden. Hierbij kan gedacht worden aan schoonmaakwerkzaamheden en onderhoudscontracten.
31. Het kritisch controleren van de facturen. Indien akkoord wordt de factuur betaald. Indien de factuur niet akkoord is, verzorgt VT 2000 de verdere afhandeling in overleg met het bestuur.
Groot onderhoud gebouw
32. Het aanvragen van offertes en het geven van een advies.
33. Na goedkeuring van de algemene vergadering laten opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning en/of onderhoudsinspectie.
34. Het laten verzorgen van een werkbeschrijving waarop aannemers hun offerte kunnen uitbrengen. De beoordeling van de offertes en het schrijven van een advies.
35. Op aanvraag door een bouwkundige laten inspecteren van het gebouw en de bevindingen vast laten leggen in een rapportage
